11. 銷售證書辦理控制程序

銷售證書辦理控制程序

1. 目的
為了確保 GFS 頒發(fā)的銷售證所包含信息的充分性，防止證書的誤用和濫用并對(duì)獲證組織銷售的認(rèn)證產(chǎn)品進(jìn)行類別、范圍和數(shù)量的控制，特制定本程序。
2.范圍
本程序適用于 GFS 對(duì)獲證組織申請(qǐng)銷售的獲證產(chǎn)品進(jìn)行審核的相關(guān)管理活動(dòng)。
3. 職責(zé)
3.1 質(zhì)量控制部為主控部門，負(fù)責(zé)審核獲證組織是否符合相關(guān)要求；
3.2 客服部、市場(chǎng)部為協(xié)助部門。
4. 程序
4.1 銷售證的申請(qǐng)
a）GFS 的質(zhì)量控制部應(yīng)制定“銷售證申請(qǐng)發(fā)放流程”，要求獲證組織在銷售認(rèn)證產(chǎn)品前向認(rèn)證機(jī)構(gòu)（GFS）申請(qǐng)銷售證。
b）填寫銷售證申請(qǐng)書，包括：申請(qǐng)方基本信息、獲證產(chǎn)品信息、購(gòu)買方基本信息、申請(qǐng)銷售產(chǎn)品信息。
c）提交銷售證申請(qǐng)其它相關(guān)材料，包括：
① 申請(qǐng)方資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、有機(jī)證書復(fù)印件）
② 購(gòu)買方資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照）
③ 雙方購(gòu)買合同
④ 申請(qǐng)方產(chǎn)品出庫(kù)單、全年銷售記錄、開給購(gòu)買方的發(fā)票或收據(jù)復(fù)印件。
4.2 申請(qǐng)銷售的獲證產(chǎn)品的審核
a）將填寫完成的銷售證申請(qǐng)書及以上所有文件加蓋申請(qǐng)方公章后郵寄至本公司。
b）公司收到文件后，由質(zhì)量控制部負(fù)責(zé)審核，審核內(nèi)容包括雙方資質(zhì)文件、雙方購(gòu)買合同、產(chǎn)品出庫(kù)、銷售記錄等信息。審核無誤后，銷售證管理者填寫《銷售證申請(qǐng)?jiān)u定記錄》，對(duì)獲證企業(yè)此次銷售證申請(qǐng)信息進(jìn)行臺(tái)賬記錄。對(duì)符合要求的申請(qǐng)，頒發(fā)《有機(jī)產(chǎn)品銷售證》。
4.3 銷售證的內(nèi)容至少應(yīng)包括：
a) 賣方；
b) 買方；
c) 交付和/或交易日期；
d) 發(fā)證日期；
e) 對(duì)產(chǎn)品名稱、數(shù)量；
f) 認(rèn)證狀態(tài)的說明；
g）生產(chǎn)批號(hào)或其他可追溯信息（如產(chǎn)品標(biāo)識(shí)）；
h) 合同號(hào)；
i) 發(fā)票或提貨單的有關(guān)信息（如果在頒發(fā)銷售證時(shí)能夠提供的話）；
j) 認(rèn)證機(jī)構(gòu)與適用標(biāo)準(zhǔn)；
k) 產(chǎn)品根據(jù)使用標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)的說明；
l) 認(rèn)證證書號(hào)；
m) 其他信息。
4.4 GFS 應(yīng)要求獲證方： “銷售證由獲證組織在銷售獲認(rèn)證產(chǎn)品時(shí)轉(zhuǎn)交給購(gòu)買單位。獲證組織應(yīng)保存銷售證的復(fù)印件至少 5 年，以備認(rèn)證機(jī)構(gòu)再認(rèn)證檢查時(shí)審核”。
4.5 銷售證書的使用情況核查
4.5.1 質(zhì)量控制部在安排獲證組織再認(rèn)證檢查時(shí)，負(fù)責(zé)對(duì)上一年度獲證組織的銷售證使用情況檢查；包括驗(yàn)證根據(jù)生產(chǎn)預(yù)測(cè)頒發(fā)的證書的總量。
4.5.2 GFS 對(duì)發(fā)出去的銷售證每 12 個(gè)月進(jìn)行 1 次檢查。
4.6 獲證后的管理
市場(chǎng)部對(duì)獲得銷售證的獲證組織的日常監(jiān)督管理，包括：銷售證書的使用，申、投訴等。
4.7 銷售證的收費(fèi)
按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5. 相關(guān)文件
5.1 CNCA-N-009： 2014《有機(jī)產(chǎn)品認(rèn)證實(shí)施規(guī)則》
6. 銷售證基本格式見附件

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